Doanh nghiệp đã quản lý nợ đúng cách chưa?

Sau khi hoàn tất các thủ tục giao hàng cho bên mua, Doanh nghiệp đã có bước già soát, kiểm tra lại xem quá trình giao nhận hàng đúng quy định, yêu cầu như: chất lượng, chủng loại, tiến độ được các bên quy định trong HĐKT không. Đây là bước rất quan trọng và cần thiết đòi hỏi bên bán cần phải thực hiện. Rất nhiều trường hợp, người bán đã chủ quan, không kiểm tra việc thực hiện hợp đồng, giao hàng. Cho đến giai đoạn thanh toán, người mua phát hiện hàng hóa nhận được không đúng với mã hàng hóa và chủng loại theo quy định trong hợp đồng. Mặc dù về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ và công năng sử dụng của mặt hàng thực nhận vẫn tương đương thậm chí còn nhỉnh hơn so với hàng hóa mà bên mua yêu cầu. Nguyên nhân là bởi trước khi giao hàng bên bán đã có thông báo cho bên mua về việc giao hàng có mã, chủng loại hàng khác và bên mua đã đồng ý. Tuy nhiên, hai bên đã sơ suất không làm phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh ngay trước khi nhận hàng. Bởi vậy, đến giai đoạn thanh toán, bên mua đã viện dẫn lý do không giao hàng đúng quy định, nên phải yêu cầu cấp lại hàng hoặc sẽ không được thanh toán số nợ còn lại.

Một công việc rất quan trọng khác trong công tác theo dõi quản lý công nợ tiền hàng của DN là việc kiểm tra hồ sơ, tài liệu mua bán.

Người phụ trách, theo dõi quản lý nợ phải nắm rất chắc chắn về hồ sơ tài liệu mua bán; có những loại tài liệu nào theo quy định của hợp đồng; những  tài liệu hồ sơ nào thực tế triển khai đã có, những tài liệu còn thiếu, phải bổ sung thêm. Nhất là, người quản lý cũng cần phải biết được về giá trị giá trị pháp lý của từng loại hồ sơ tài liệu đó. Khi hồ sơ đã đảm bảo đủ số lượng, theo quy định và đảm bảo giá trị pháp lý thì công tác thu hồi nợ sau này sẽ thuận lợi và hạn chế được các  tranh chấp xảy ra. Ví dụ, hai bên đã thực hiện xong việc giao nhận và nghiệm thu lắp đặt hàng hóa, hàng hóa bên mua đã cho vào sử dụng được một thời gian. Tuy nhiên đến khi bên bán yêu cầu thanh toán số tiền còn lại thì bên mua lấy lý do là các bên chưa có biên bản nghiệm thu nên chưa đủ điều kiện thanh toán. Biên bản nghiệm thu lúc trước chỉ do cán bộ kỹ thuật của bên mua ký, không đảm bảo khách quan, giá trị pháp lý chưa đầy đủ; do đó hai bên cần phải tổ chức nghiệm thu lại, nếu hàng hóa đảm bảo hoạt động tốt ổn định, bên mua sẽ ký nghiệm thu và tiến hành thanh toán tiền hàng còn thiếu.

Trên đây là hai trong số rất nhiều công việc trong công tác quản lý công nợ phải thu mà DN phải lưu ý thực hiện. DN chỉ cần chủ quan, không kiểm tra kỹ lưỡng việc thực hiện hợp đồng mua bán cũng như các hồ sơ liên quan mua bán; khi đến thu đòi tiền đối tác sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thời gian thu phải kéo dài. Do đó, việc quản lý theo dõi công nợ đúng cách là một vấn đê không đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải có kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn. Có như vậy mới hạn chế được công nợ, ngăn chặn ý định chiếm dụng vốn từ đối tác.